Guide des démarches en ligne
Répondre au marché : préparer le dossier offre
La réponse à un marché public comprend une candidature et une offre. L'offre proposée par l’entreprise comporte une offre technique et une offre financière. Elle s’accompagne parfois d’autres documents (planning d’intervention, catalogue de produits). Dans certains cas, le candidat peut présenter des solutions différentes de celles proposées par l'acheteur : on parle de « variantes ».
L'offre est la réponse du candidat au besoin exprimé par l'acheteur public dans les documents de la consultation.
Elle comporte les documents suivants :
Offre technique ou mémoire technique : elle détaille la réponse technique apportée par le candidat au besoin de l’acheteur
Offre financière : elle correspond à l’offre de prix du candidat
Autres documents nécessaires à l’examen des offres : l’acheteur public peut demander à l'entreprise candidate de produire d’autres documents comme des échantillons, maquettes ou prototypes, plannings d'intervention, catalogue de produits, etc. L’absence de remise d’un de ces documents lorsqu’il est demandé par l’acheteur rend l’offre irrégulière
Acte d’engagement : c’est le document essentiel du marché public. Il permet de connaître précisément les engagements réciproques du candidat retenu et de l’acheteur. Il ne peut être complété qu’au moment de l’attribution du marché par le candidat retenu. Pour en savoir plus, se reporter à la fiche signer l'acte d'engagement en cas d'attribution du marché
À savoir
Une entreprise peut choisir de s'associer à d'autres entreprises, dans le cadre d’un groupement momentané d'entreprises (GME) pour répondre à un marché plus important. Elle peut également confier l'exécution d'une partie du marché à d'autres entreprises dans la sous-traitance.
Référence : Code de la commande publique : article R2151-15
L'offre financière doit être établie à partir des documents fournis dans les documents de la consultation . Il s'agit pour l'entreprise candidate de remplir l'un des 2 documents suivants :
Bordereau des prix unitaires (BPU) : il est généralement structuré par catégories (par exemple, gros œuvre, second œuvre, électricité, plomberie, etc.) et chaque catégorie est ensuite décomposée en plusieurs sous-catégories correspondant à des éléments spécifiques. Pour chaque élément, le BPU indique le prix unitaire, l’unité de mesure et la quantité estimée. Il est utilisé dans les marchés dits à « prix unitaires ». C'est par exemple le cas des marchés de travaux, quand l’acheteur ne connaît pas, à l’avance, les quantités à mettre en œuvre.
Décomposition des prix globaux et forfaitaires (DPGF) : c’est un document décomposant les éléments du prix forfaitaire de la prestation à réaliser, avec les quantités et les éléments à chiffrer par les entreprises. Dans ce cas, le titulaire du marché s'engage à effectuer une prestation pour le forfait proposé, quelle que soient les quantités livrées ou exécutées. Le prix forfaitaire n’est pas adapté aux prestations ou ouvrages dont la réalisation présente des aléas techniques importants.
À noter
Il faut être vigilant lors de la fixation du prix car l'acheteur doit écarter les offres anormalement basses (OAB).
Référence : Code de la commande publique : articles R2112-5 à R2112-6
Le règlement de consultation (RC)du marché public peut autoriser la présentation de « variantes ». Il s’agit d’alternatives à la solution de base décrite dans le cahier des charges.
L'entreprise candidate prend l'initiative de proposer une alternative à l'offre de base de l'acheteur public. Elle porte sur certains points techniques, administratifs ou financiers.
Ces variantes permettent de faire ressortir des solutions innovantes ou d'employer des moyens inconnus de l'acheteur public.
À savoir
L'acheteur peut exiger la présentation de variantes. Il l'indique alors dans l'avis de marché, dans l'invitation à confirmer l'intérêt ou dans les documents de la consultation.
Dans les marché à procédure adaptée (Mapa), les variantes sont autorisées sauf mention contraire dans les documents de la consultation.
Dans les procédures formalisées, la situation dépend de l'acheteur public :
Lorsque le marché est passé par un pouvoir adjudicateur, les variantes sont en principe interdites. L'avis de marché ou les documents de consultation peuvent cependant les autoriser.
Lorsque le marché est passé par une entité adjudicatrice, les variantes sont en principe autorisées mais l'avis de marché peut les interdire.
Exemple
Exemples de variantes techniques :
Matériaux différents de ceux requis dans la solution de base
Longévité des produits ou des ouvrages
Caractéristiques environnementales (optimisation de la gestion des déchets)
Meilleures conditions de maintenance, d’entretien ou de garantie
Référence : Code de la commande publique : article R2151-8
Le délai de validité de l'offre est le délai pendant lequel le candidat a l'obligation de maintenir son offre. Lorsque ce délai est dépassé, le candidat est libéré de son engagement.
La réglementation n'impose pas de durée de validité des offres. Mais l'acheteur peut décider d'un tel délai dans les avis de marchés ou les documents de la consultation . Il s'applique alors à tous les candidats et à l'acheteur, en application du principe d'égalité de traitement.
Toutefois, l'acheteur public peut, avant l'expiration de la durée de validité des offres, demander à tous les candidats de prolonger ce délai. Il doit alors recueillir l’accord de tous les candidats. Si ce n'est pas le cas, la procédure est déclarée sans suite.
À savoir
En pratique le délai de validité de l'offre est dec 90 à 120 jours.
Textes de référence
Code de la commande publique : article R2151-8Présentation de variantes
Code de la commande publique : article R2151-15Informations et documents à produire dans l’offre
Il s'agit d'un mémoire technique ou d'une note méthodologique qui répond précisément au cahier des charges figurant dans les documents de la consultation.
Le cahier des charges fixe les dispositions techniques nécessaires à l'exécution des prestations de chaque marché. Il renseigne sur les besoins de l’acheteur, les délais de livraison, les conditions de garantie, de maintenance, de service après-vente. L'entreprise candidate doit donc répondre à chaque point du cahier des charges en précisant toutes les compétences et les moyens mis en oeuvre.
Le mémoire technique permet à l’acheteur public d’évaluer les moyens humains, techniques et logistiques dont dispose l’entreprise candidate pour exécuter la prestation.
À savoir
En pratique, l'offre pour des marchés inférieurs à 40 000 € HT consiste le plus souvent en la transmission d’un simple devis.
L’entreprise candidate dispose d’une grande liberté pour rédiger son mémoire technique. Il doit être construit comme un argumentaire commercial. L'entreprise candidate doit indiquer qu'elle remplit tous les critères et qu'elle dispose d'atouts.
Elle doit d'abord faire une présentation générale pour démontrer son expertise : activité, savoir-faire, organisation, moyens humains et matériels.
Elle doit ensuite détailler sa méthodologie pour expliquer comment le marché sera réalisé, contrôlé, livré. Elle peut notamment s'appuyer sur les éléments suivants :
Qualité du processus de fabrication du produit (par exemple : procédure de contrôle qualité, niveau de qualification de la main d'œuvre)
Qualité technique du produit (par exemple, durabilité du produit)
Services associés au produit (par exemple : qualité du service après-vente, possibilité d’intervention en urgence, y compris pendant le week-end et les jours fériés, cybersécurité)
Les acheteurs publics peuvent prendre en compte les caractéristiques environnementales de l'offre lorsqu'elles ont un lien direct avec l'objet du marché. L'entreprise candidate peut ainsi présenter un bilan carbone relatif à la prestation demandée dans le marché (par exemple, l’analyse des émissions de gaz à effet de serre liées à la production du produit demandé par l'acheteur). Elle peut mentionner l’existence d’un circuit de retraitement des déchets produits dans le cadre du marché. Elle peut également indiquer qu'elle dispose de certifications ou de labels environnementaux reconnus. Il s'agit par exemple : Écolabel, comme l'écolabel de type 1, Certification NF environnement, Label Agriculture biologique, Certificat Oeko-Tex pour les produits textiles.
L'entreprise candidate peut également souligner les implications sociales de son offre lorsque l'acheteur a prévu des critères sociaux. Il s'agit notamment des éléments suivants :
Actions d'insertion des publics en difficulté qui peuvent être accomplies dans le cadre de l'exécution du marché.
Efforts en matière de formation et d'apprentissage dans le cadre du marché (collaboration avec une maison de l'emploi ou une agence locale pour l'emploi, embauche d'apprentis, actions de formation professionnelle)
Respect des droits humains dans le cadre de l’exécution du marché (rémunération équitable des producteurs, localisation des fournisseurs et dessous-traitants)
L'acheteur peut aussi requérir des niveaux de capacité (en termes d'effectif salarial ou de qualification professionnelle, par exemple).
Des renseignements peuvent également être demandés, tels que la déclaration de chiffre d'affaires, la déclaration appropriée de banques ou les bilans par exemple.
Il n’y a pas de cadre de réponse ou de formulaire-type pour présenter le mémoire technique.
Dans certains cas, l’acheteur public fixe des règles de présentation de ce mémoire technique et impose un ou plusieurs des éléments suivants :
Limitation du nombre de pages du mémoire technique
Proposition d’un cadre-type du mémoire technique à compléter par les candidats
Présentation sous forme de tableau
Interdiction de recours aux annexes
À savoir
Lorsque l’acheteur public fixe des règles de présentation du mémoire technique, il doit les indiquer dans le règlement de consultation.
L'offre technique doit être adaptée à chaque marché : il faut répondre de manière précise à chacun des points demandés dans le règlement de la consultation. L'entreprise candidate a intérêt à personnaliser son offre pour montrer qu'elle a compris le besoin de l'acheteur.
Cette offre doit aussi être présentée de manière lisible et claire. La mise en page est très importante. Il faut insérer un sommaire, des titres, des pages intercalaires. Il convient également d'harmoniser les styles et les polices de caractère.